Với tư cách là chủ tiệm, bạn luôn muốn salon nail của mình không chỉ là một “thiên đường” tuyệt vời nơi các khách hàng có thể tạm quên đi những bộn bề của cuộc sống mà còn là nơi làm việc lý tưởng của nhân viên. Vậy chúng ta nên áp dụng các chính sách nào để biến salon của bạn thành một nơi yên bình, chuyên nghiệp nhưng vẫn phát triển và mang đến lợi nhuận như bạn mong muốn? Hãy cùng Thepronails tham khảo một số chính sách đến từ các salon chuyên nghiệp khác nhé!

1. “Dọn sạch” sự trì trệ

Một khách hàng trễ hẹn có thể kéo theo toàn bộ lịch hẹn trong ngày đó của bạn bị trễ, vậy bạn nên làm gì trong trường hợp này? Các salon nên áp dụng chính sách thu phí khi khách có nhu cầu dời lịch hẹn hay hủy lịch hẹn. Candice Idehen - Chủ tiệm Bed of Nails Nail Bar (New York) cho rằng những khách hàng thường xuyên trễ hẹn (trong khoảng thời gian cho phép, từ 5-15 phút) sẽ phải chấp nhận việc rút ngắn các dịch vụ của mình để không làm ảnh hưởng đến lịch làm việc của salon. “Chính sách này sẽ giúp công việc trơn tru suốt cả ngày và khiến các khách hàng tôn trọng thời gian của các nhân viên hơn.”

Coriana Burke - Chủ tiệm Black Cherry Nails (British Columbia, Canada) thì có chính sách “linh động” hơn với những khách hàng tới trễ, nhưng phải thông báo trước để salon chuẩn bị. “Nếu cô ấy điện thoại thông báo với chúng tôi sẽ tới trễ, chúng tôi có thể xem xét và dời lại lịch hẹn vào ngày khác mà không thu phí nếu trong ngày đó cô ấy bận.”

2. Hủy hẹn sát giờ và “no-show”

Có thể nói, salon của bạn càng có nhiều chỗ ngồi trống thì bạn càng bị mất tiền và nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này là do khách hủy lịch hẹn quá trễ hay “hẹn mà không đến”. Nếu muốn chấm dứt tình trạng này một cách triệt để thì bạn phải phổ biến các chính sách thu phí phạt của salon ngay từ khi khách mới bước vào tiệm. Đây có lẽ là chính sách quan trọng nhất mà những người làm trong ngành công nghiệp làm đẹp nên có. Bởi vì nó sẽ chỉ rõ với các khách hàng rằng đây là salon nail và bất kỳ sự không tôn trọng giờ giấc nào đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và thu nhập của tiệm và nhân viên.

Bạn nên thiết lập rõ khoảng thời gian nào khách được hủy hẹn (thường các salon hay áp dụng là từ 3-24 tiếng trước lịch hẹn), khoảng thời gian này sẽ cho phép bạn “nhét” thêm lịch hẹn nếu có. Nếu khách hủy hẹn quá trễ thì ở salon của bạn sẽ tính phí phạt theo chính sách đã đưa ra trước đó, salon của Burke sẽ tính phí phạt là 20 USD trong khi ở salon của Idehen là 50% phí dịch vụ. Tuy nhiên, cũng tùy vào tình huống cụ thể mà bạn có thể xem xét lại chính sách này nếu khách có những lý do chính đáng.

Tình trạng “no-show” mà không thông báo thì các chủ tiệm nên cứng rắn hơn, bạn nên tính phí phạt là 100% phí dịch vụ và phải trả đủ tiền cho dịch vụ sau nếu muốn đặt lịch hẹn vào lần tới. Katy Hancock - Chủ tiệm Sugar N Spice Nail Salon (West Valley City, Utah) và cũng là tác giả của quyển sách “Start to Success: A Nail Technician’s Guide to the Industry” cho biết, cô đang áp dụng chính sách “vi phạm 2 lần và ‘chia tay’ luôn”. “Bạn thật sự không nên thu hút những vị khách cứ liên tục hủy rồi lại đặt lịch hẹn lại một chút nào đâu!”. Lời khuyên của cô là “thà thất thu vì chia tay khách hay hủy lịch hẹn còn hơn là để họ ảnh hưởng đến công việc kinh doanh và khiến bạn mất nhiều tiền hơn.”

3. Thanh toán, tiền tip và “hoàn tiền”

Để có thể thu phí phạt cho các trường hợp “no-show” và hủy lịch hẹn trễ, bạn nên lưu thông tin về thẻ tín dụng của khách hàng trên hệ thống ngay từ đầu. Cách hiệu quả nhất chính là yêu cầu khách cung cấp thông tin ngay lúc đặt lịch hẹn và để khách biết rằng các thông tin này sẽ giúp khách “check-out” nhanh hơn cũng như để trả phí dịch vụ trong tương lai.

Đối với tiền tip, ở salon của Kallens, khách có thể “tip” luôn cho thợ nail bằng “credit card”. Điều này cũng sẽ làm khách cảm thấy thoải mái hơn. Tuy nhiên, ở salon của Idehen thì chỉ chấp nhận tiền tip là tiền mặt, trừ khi khách đã thuê salon cho một sự kiện hay bữa tiệc nào đó và khi thanh toán bằng thẻ tín dụng thì tiền tip đã bao gồm trong phí dịch vụ. Vậy tại sao salon của Idehen lại thích tip bằng tiền mặt hơn? “Vì sau này khi tính toán thuế và lợi nhuận sẽ đơn giản hơn nhiều. Hơn nữa, chúng cũng sẽ giúp các thợ nail có trách nhiệm hơn trong việc tính toán và khai tiền tip khi đóng thuế.”

Chính sách “hoàn tiền” cũng là một bài toán khó đối với các chủ tiệm. Trong khi salon Burke thì không có chính sách hoàn tiền còn chủ tiệm Idehen cho rằng tùy trường hợp cụ thể mà bạn có thể hoàn lại tiền cho khách. “Chính sách hoàn tiền cho khách chỉ xảy ra khi các dịch vụ bị hỏng và đã xác định rõ ràng là lỗi do salon.” Nếu sau vài ngày khi xong dịch vụ có vấn đề xảy ra, chúng tôi sẽ đề nghị khách quay trở lại để sửa móng hay salon sẽ hoàn tiền nếu khách không thể đến tiệm.”

4. Chính sách “giới hạn độ tuổi”

Trẻ con và đặc biệt là những đứa trẻ quá hiếu động có thể sẽ trở thành “cơn ác mộng” không chỉ với nhân viên mà còn với cả khách hàng, vì chúng sẽ phá hỏng hoàn toàn không khí “bình yên” mà salon của bạn đang cố mang lại cho khách.

Nghiêm trọng hơn, với rất nhiều máy móc và hóa chất đặc thù, việc chạy giỡn trong salon có thể gây ra nhiều tai nạn đáng tiếc. Chính vì vậy, việc hầu hết các salon đều có chính sách “không trẻ em” khá cứng rắn cũng là điều dễ hiểu.

Đối với lứa tuổi “preteen” hay teen, chúng thường rất thích thú với các dịch vụ chăm sóc móng tay/chân nhưng bạn chỉ nên thực hiện các dịch vụ đơn giản. Tốt nhất là nên có chính sách yêu cầu phụ huynh phải ký tên “miễn trừ trách nhiệm” nếu họ muốn salon thực hiện một vài dịch vụ cho con mình (dưới 18 tuổi). Theo Burke: “Về nguyên tắc, tôi sẽ không làm bất kỳ dịch vụ đắp móng nào cho khách dưới 16 tuổi trừ khi có phụ huynh hay người lớn đi theo và đồng ý ký tên vào ‘waver’ (giấy xác nhận miễn trừ trách nhiệm).”

Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu về các chính sách phổ biến như vấn đề thú cưng, quyền riêng tư… giúp các chủ tiệm có thể quản lý salon một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Thepronails.com