3. Luôn cập nhật đầy đủ các thông tin cá nhân của toàn bộ nhân viên trong tiệm để bạn có thể liên lạc với họ bất kỳ lúc nào. Tạo “nhóm chat” để gửi thông tin cho mọi người nhanh chóng hơn cũng như kiểm tra số lượng nhân viên khi cần.

4. Chia sẻ tất cả các thông tin về salon và nhân viên lên các trang mạng xã hội khi có tình huống xấu xảy ra. Ví dụ như bạn có thể đăng tải nội dung như thế này lên Facebook:

“Gửi đến tất cả các khách hàng thân thiết của chúng tôi: Vì cơn bão Irma đang đến gần, salon của chúng tôi sẽ cập nhật thông tin về giờ hoạt động lên các trang mạng xã hội và website của salon. Sự an toàn của nhân viên và khách hàng chính là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi và chúng tôi sẽ nỗ lực hết sức để thực hiện điều này.”

5. Nếu có thợ nail đã đổi chỗ ở và đi làm ở một nơi cách khá xa salon, bạn có thể tạo một “blog post” để cập nhật địa chỉ của người cung cấp dịch vụ và thông báo với khách hàng cách liên lạc với họ, sau đó chia sẻ trên mạng xã hội.

Chuẩn bị cho các thiết bị công nghệ và lưu trữ thông tin

Các chủ salon nên lưu ý đến các vấn đề sau nếu không muốn công việc kinh doanh của mình bị ảnh hưởng nặng nề sau một thảm họa tự nhiên như có một cơn bão sắp đổ bộ chẳng hạn:

1. Bạn có thể mang server/máy tính của mình ra khỏi salon và có thể sao chép dữ liệu lên “mây” (cloud computing) nếu không thể ở lại salon hay tiệm nail được nữa?

2. Nếu không thể kinh doanh ở tiệm thì bạn có một địa điểm nào khác để vận chuyển và lưu trữ đồ đạc, máy móc của tiệm không?

3. Vào những lúc đó, bạn sẽ liên lạc với khách hàng bằng cách nào?

4. In các bản sao về thông tin của khách hàng và phát cho toàn bộ quản lý của tiệm.

5. In lịch hoạt động của tiệm trong vòng 7 ngày tới và phân phát cho toàn bộ quản lý của tiệm.

6. Đếm số lượng hàng trong kho và chụp ảnh hay quay video lại.

7. Liên lạc với công ty phần mềm (Software Company) nếu cần hỗ trợ.

8. Mua nhiều loại pin khác nhau để phòng hờ trường hợp khẩn cấp, đặc biệt là pin điện thoại.

9. Liên lạc với các nhà sản xuất và hỏi về “Đầu đọc thẻ tín dụng” (Credit card reader) mà bạn có thể sử dụng cho điện thoại của mình.

Đối phó với các khủng hoảng về cơ sở vật chất

Việc làm chủ một salon hay tiệm nail luôn là một nhiệm vụ 24/7 và đôi khi khiến bạn cảm thấy quá sức, đặc biệt là khi tiệm rơi vào các khủng hoảng về cơ sở vật chất như tiệm bị ngập do lũ lụt hay bị hư hại vì bão lớn. Chính vì vậy, bạn phải có các phương án xử lý các trường hợp khẩn cấp này và hướng dẫn cho người quản lý để họ có thể đối phó tốt hơn cũng như giảm thiểu thiệt hại cho tiệm tới mức thấp nhất.

Các bước chuẩn bị cơ bản để đối phó với bão/gió xoáy

Kiểm tra toàn bộ tiệm, từ trong ra ngoài, ít nhất là 1 lần/năm và sửa chữa khi có dấu hiệu nguy hiểm. Cây hay các nhánh cây đã bị mục/chết có thể gãy đổ khi có gió mạnh hay tuyết dày, gây nguy hiểm cho mọi người và phá hủy salon hay nguồn điện của tiệm. Chính vì vậy, bạn nên kiểm tra và tỉa cành thường xuyên để hạn chế thương vong và thiệt hại.

Chuẩn bị “Disaster kit” trước khi các tình hình thời tiết ngày càng trở nên nghiêm trọng hơn, đặc biệt là trong trường hợp không còn nguồn điện, nước, lò sưởi hay phương tiện công cộng. Trong túi “disaster kit” có thể bao gồm các thứ như hộp cứu thương, các vật dụng cụ cơ bản (pin, kéo, đèn pin, còi…), các loại giấy tờ quan trọng (bảo hiểm, thẻ tín dụng, bệnh án và các loại thuốc bị dị ứng…). Bên cạnh đó, bạn cũng nên:

- Lên kế hoạch và hiểu rõ về các tuyến đường an toàn khác để sơ tán khi cần thiết

- Che chắn và bảo vệ cửa sổ

- Cắt tỉa các nhánh cây yếu hay đã chết

- Kiểm tra bảo hiểm lũ lụt (flood insurance)

- Dự trữ các loại thực phẩm đóng hộp hay nước đóng chai

- Máy nước nóng (water heater), bình oxy…

- Tạm cất các loại tranh treo tường, gương, cây cảnh

- Cột chặt các loại thùng rác và mang máy cắt cỏ hay các vật dụng khác vào trong tiệm.

Hiện nay cũng có rất nhiều phần mềm hỗ trợ cho các salon và spa khi có các tình huống thời tiết xấu xảy ra như ứng dụng Textel (hiện tại chỉ hỗ trợ cho các salon của bang Florida) – giúp các salon có thể liên lạc dễ dàng hơn với bất kỳ phương tiện giao thông nào khi cần, ngoài ra còn cho phép khách hàng gửi tin nhắn đến số điện thoại bàn của tiệm cũng như tạo ra các từ khóa nhằm cập nhật tự động thông tin và tình trạng của salon, địa điểm cung cấp dịch vụ,… bất cứ khi nào salon rơi vào các khủng hoảng vì thời tiết.

Thepronails.com